Tips Organisasi - Cara Mengatur File Komputer Anda

 Setiap kali Mary harus menemukan file di komputernya, ia selalu mengalami kesulitan besar. Dan tidak heran mengapa. Setiap file telah disimpan di bawah folder "Mary" dan hanya itu. Tidak ada kategori lain. Akibatnya setiap kali Mary mencari foldernya, dia menghabiskan waktu lama menyaring semua dokumen. 

Sekarang Mary adalah kue yang benar-benar pintar. Dia adalah Direktur Pemasaran organisasi yang sangat terkenal. Dia tahu 'barang' nya. Dia beruntung memiliki asisten pribadinya sendiri. Namun Mary masih harus mengetik banyak suratnya sendiri dan menyiapkan banyak dokumen sehubungan dengan perannya yang menuntut. Dia juga menerima sekitar 60 email sehari, yang sebagian besar berisi informasi yang relevan dengan berbagai proyek yang sedang dikerjakannya.  

Dalam situasi Mary, anggota tim lain di organisasinya kadang-kadang diperlukan akses ke file elektroniknya dan di masa lalu mereka membuang-buang waktu yang tidak perlu menyaringnya 

Sama seperti banyak pebisnis lain yang pernah bekerja dengan saya, tidak ada yang menunjukkan kepada Mary cara menangani dasar-dasar organisasi, termasuk cara mengatur file komputer sehingga disimpan secara logis dan dapat dengan mudah diakses. 

Jadi bagaimana Anda menyimpan file komputer Anda? 

Menurut pendapat saya mereka harus menyerupai kategori yang sama dengan sistem pengarsipan kertas Anda. Jika sistem pengarsipan kertas Anda adalah bencana, maka perhatikan dengan cermat poin-poin yang dibuat dan lakukan perubahan sesegera mungkin (hari ini). 

Sebelum Anda melakukan hal lain, hapus semua file lama atau usang. 

Tuliskan kategori informasi yang Anda butuhkan. 

Yaitu. Admin 

Klien 

Proyek 

Staf 

Sumber daya 

Catatan: Selalu memiliki area umum untuk mencakup hal lain. 

Buat folder untuk masing-masing area ini. 

Sekarang cari tahu apakah Anda perlu memperluas kategori ini. 

Yaitu. Admin 

Keuangan  

Pemasaran  

Kendaraan  

Klien 

Brown & Co  

Jax  

Monogram  

Proyek 

Bangunan  

Newsletter  

Jaminan Kualitas  

Buat sub-folder untuk # 3 jika diperlukan. 

Transfer file yang ada ke area yang sesuai. 

Omong-omong hal yang sama berlaku untuk email, folder yang sama dapat diatur untuk menyimpan email masuk dan keluar. Terserah Anda untuk memutuskan apa yang akan bekerja paling baik untuk Anda. Dan tentu saja Anda harus memperhatikan prosedur khusus yang mungkin ada di organisasi Anda. Pastikan Anda menjaga semuanya tetap sederhana dan mengambil tindakan. 

Lorraine Pirihi 

Kiat Organisasi - Cara Menyelesaikan Pekerjaan

 Apa yang menghentikan Anda dari menyelesaikan sesuatu?' 

Pernahkah Anda memulai hari Anda dengan niat baik menyelesaikan tugas atau proyek hanya untuk menemukan bahwa pada akhirnya Anda hampir tidak pernah mengerjakannya?  

Atau pernahkah Anda menetapkan tujuan untuk menghadiri seminar, mempelajari keterampilan baru atau hanya memiliki lebih banyak waktu untuk Anda? 

Saya yakin Anda punya. Saya tidak akan menulis penjelasan panjang lebar tentang seni penundaan atau "melepaskan sesuatu" tetapi apa yang akan saya lakukan adalah berbagi dengan Anda rahasia sebenarnya "menyelesaikan sesuatu". Itu semua tentang meningkatkan keterampilan organisasi Anda. 

Saya percaya kebanyakan orang membebani diri mereka sendiri dengan terlalu banyak tugas atau komitmen yang tidak penting, yang dalam skema hari atau kehidupan mereka benar-benar tidak bermanfaat.  

Masyarakat kita dikondisikan untuk "sibuk". Jika Anda bertanya kepada kolega atau teman, "Bagaimana kabarmu?", umumnya mereka menjawab" Aku sibuk / datar / bersalju ", bahkan di akhir pekan! Namun apa yang mereka lakukan "sibuk / datar / salju"? 

"Menjadi sibuk" bisa sangat berbeda dengan "menjadi produktif". Organisasi pribadi atau keterampilan manajemen diri adalah kunci untuk Anda bergerak maju. 

Kisah Bill 

Bill, teman saya adalah orang yang sangat cerdas dan kreatif. Dia "flat-out" dalam perannya sebagai Manajer Pemasaran untuk perusahaan manufaktur besar. 

Setelah mengamati Bill di lingkungan kerjanya, ia terus-menerus mengizinkan siapa pun di organisasinya untuk mengganggunya. Dia percaya pada kebijakan "pintu terbuka". 

Dia membiarkan hari itu berkembang daripada merencanakan apa yang ingin dia capai. 

Kantor Bill terlihat seperti situs bom sehingga ia menghabiskan banyak waktu mencari dokumen. 

Bill baru saja berusia empat puluh - dekade krisis 'paruh baya'. 

Dia menikah dengan dua anak berusia 8 dan 10 tahun yang sangat dia cintai. Sayangnya karena komitmen pekerjaannya, dia tidak menghabiskan banyak waktu dengan mereka seperti yang dia inginkan. Dia menghabiskan sebagian besar waktunya untuk bekerja di organisasinya daripada yang lainnya 

Dia 'dulu' bugar tapi sekarang dia di sisi gemuk. Alasannya untuk tidak berolahraga adalah "Saya tidak punya waktu". Mulai bekerja pukul 8.00 pagi. dan menyelesaikan sekitar jam 7.00 malam. Siapa yang punya waktu? 

Bill seperti banyak orang yang saya kenal yang tidak menyadari ada cara yang lebih baik. 

Bill menelepon saya beberapa minggu yang lalu. Dia memutuskan dia sudah cukup "tidak pernah punya waktu" dan ingin terorganisir untuk menjalani hidupnya. (Sebelum ini, saya dulu menawarkan saran yang tidak diminta tetapi dia tidak memperhatikan).  

Bagaimana Bill berhenti menunda-nunda dan "baru saja melakukannya" 

Inilah yang terjadi: 

Bill membersihkan kekacauan dari "bombsite" aslinya. Kami merancang sistem sederhana yang disesuaikan dengan kepribadian kreatif Bill untuk mengatasi tumpukan dokumen. Sekarang Bill memiliki sistem yang dapat ia identifikasi tugas yang dapat ia delegasikan kepada orang lain.  

Kami telah bekerja dengan sederhana dan mudah untuk menerapkan strategi untuk mengatasi gangguan. "Pintu terbuka" terkadang ditutup. Bill sekarang menggunakan buku harian (itu benar dia tidak pernah menggunakannya sebelumnya) menulis daftar harian untuk dilakukan dan mencoret-coret semua catatannya di dalamnya. Tidak ada lagi secarik kertas.  

Kami bekerja di mana Bill menghabiskan waktunya dan menyiapkan jadwal mingguan sehingga ia dapat bekerja dengan cara yang lebih terstruktur dan menyelesaikan lebih banyak. Seperti mengalokasikan waktu tertentu dalam seminggu untuk tugas-tugas tertentu, daripada membiarkan mereka membangun ke tingkat yang tidak dapat dikelola. Waktu untuk dirinya sendiri juga diperhitungkan.  

Dia sekarang bangun jam 6.00 pagi. dan pergi ke gym di dekat rumahnya 4 pagi seminggu, sarapan di sana dan kemudian pergi bekerja. Anda yang berolahraga hal pertama di pagi hari tahu apa yang saya maksud. Bill sekarang makan lebih banyak makanan bergizi. Alih-alih makanan restoran yang tidak sehat, ia akan sering mengadakan pertemuan makan siang di "kafe trendi" di mana ia dapat memilih apa yang ia makan.  

Terakhir kali saya berbicara dengan Bill, dia mengatakan telah mengurangi jam kerjanya. Dia meninggalkan kantor pukul 6.00 malam. yang terbaru dan merasa sangat baik dia sedang mempertimbangkan pelatihan untuk bersaing di mini-triathalon gym-nya. 

Bagaimana itu untuk "hanya melakukannya"? 

Anda juga bisa, Anda tahu. Ini masalah menentukan prioritas Anda. Bahkan Anda akan menemukan jika Anda dan orang lain di organisasi Anda berusaha, Anda akan lebih bahagia, lebih sehat, dan jauh lebih produktif. 

Kita sering tahu apa yang harus dilakukan, bahkan bagaimana melakukannya. Yang perlu Anda lakukan hari ini adalah mulai. 

Lorraine Pirihi 

Organisasi dan Lawan Jenis Kelamin

 Di banyak perusahaan tempat saya bekerja, ada proporsi manajer pria yang sangat tinggi untuk wanita. Ini menyebabkan tantangan besar di lingkungan kerja, (meskipun banyak dari mereka tidak menyadari itu adalah masalah penting).  

Para wanita tahu bahwa dengan hierarki yang lebih seimbang, dan melihat hal-hal dari perspektif yang sama sekali berbeda ini akan meningkatkan moral, menghemat waktu dan uang.  

Wanita secara alami pandai mengembangkan hubungan, memelihara, merawat dan berbagi sedangkan pria cenderung tidak sensitif dan lebih suka "melanjutkannya".  

Saya perhatikan banyak manajer tidak terhubung dengan masalah mendasar di departemen mereka, terutama 'masalah orang'.  

Seringkali manajer dipromosikan ke posisi mereka, bukan karena mereka tahu bagaimana mengelola orang tetapi karena mereka pandai melakukan pekerjaan mereka. Seorang tenaga penjualan mungkin hebat dalam menjual produk-produk organisasinya dan kemudian dipromosikan menjadi Manajer Penjualan. Dia tahu produk dan membuat banyak penjualan dan tiba-tiba dia dihadapkan dengan mengelola tim tenaga penjualan...pengalaman yang sama sekali berbeda.  

Dan untuk beberapa alasan yang tidak diketahui secara otomatis diasumsikan ia memiliki keterampilan untuk menangani posisi baru ini.  

Berkomunikasi dengan The Opposite Sex  

Mengelola dan berkomunikasi dengan orang-orang adalah keterampilan yang bagi kebanyakan dari kita tidak datang secara alami. Bahkan lebih menantang berkomunikasi dengan lawan jenis secara efektif.  

Saya mengadakan pertemuan dengan seorang manajer dan asisten pribadinya baru-baru ini. P.a. memiliki daftar hal yang perlu dibahas sehubungan dengan peningkatan sistem kantor bersama mereka.  

Alih-alih memberikan manajer laki-laki dengan ringkasan singkat dari setiap masalah yang ingin dia angkat, hal.a. menyampaikan khotbah untuk masing-masing.  

Anda bisa melihat manajer mati setelah beberapa kalimat pertama dan menjadi tidak sabar. Dia, di sisi lain tidak memperhatikan apa pun.  

Di perusahaan lain, seorang manajer wanita tidak pernah menerima pengakuan dari bos prianya bahwa dia melakukan pekerjaan dengan baik. Bahkan dia merasa sangat sedih dan meninggalkan organisasi karena dia merasa dia tidak dihargai. Mantan bosnya membuat saya tua setelah itu bahwa dia adalah manajer terbaik di organisasinya dan dia tidak bisa mengerti mengapa dia pergi.  

Kata Terakhir  

Jadi pelajari cara berkomunikasi dengan lawan jenis di organisasi Anda dan dalam hidup Anda. Buku yang bagus untuk dibaca adalah "Mengapa Pria Tidak Mendengarkan dan Wanita Tidak Dapat Membaca Peta" oleh Alan dan Barbara Pease www.pease.com.au .