Setiap kali Mary harus menemukan file di komputernya, ia selalu mengalami kesulitan besar. Dan tidak heran mengapa. Setiap file telah disimpan di bawah folder "Mary" dan hanya itu. Tidak ada kategori lain. Akibatnya setiap kali Mary mencari foldernya, dia menghabiskan waktu lama menyaring semua dokumen.
Sekarang Mary adalah kue yang benar-benar pintar. Dia adalah Direktur Pemasaran organisasi yang sangat terkenal. Dia tahu 'barang' nya. Dia beruntung memiliki asisten pribadinya sendiri. Namun Mary masih harus mengetik banyak suratnya sendiri dan menyiapkan banyak dokumen sehubungan dengan perannya yang menuntut. Dia juga menerima sekitar 60 email sehari, yang sebagian besar berisi informasi yang relevan dengan berbagai proyek yang sedang dikerjakannya.
Dalam situasi Mary, anggota tim lain di organisasinya kadang-kadang diperlukan akses ke file elektroniknya dan di masa lalu mereka membuang-buang waktu yang tidak perlu menyaringnya
Sama seperti banyak pebisnis lain yang pernah bekerja dengan saya, tidak ada yang menunjukkan kepada Mary cara menangani dasar-dasar organisasi, termasuk cara mengatur file komputer sehingga disimpan secara logis dan dapat dengan mudah diakses.
Jadi bagaimana Anda menyimpan file komputer Anda?
Menurut pendapat saya mereka harus menyerupai kategori yang sama dengan sistem pengarsipan kertas Anda. Jika sistem pengarsipan kertas Anda adalah bencana, maka perhatikan dengan cermat poin-poin yang dibuat dan lakukan perubahan sesegera mungkin (hari ini).
Sebelum Anda melakukan hal lain, hapus semua file lama atau usang.
Tuliskan kategori informasi yang Anda butuhkan.
Yaitu. Admin
Klien
Proyek
Staf
Sumber daya
Catatan: Selalu memiliki area umum untuk mencakup hal lain.
Buat folder untuk masing-masing area ini.
Sekarang cari tahu apakah Anda perlu memperluas kategori ini.
Yaitu. Admin
Keuangan
Pemasaran
Kendaraan
Klien
Brown & Co
Jax
Monogram
Proyek
Bangunan
Newsletter
Jaminan Kualitas
Buat sub-folder untuk # 3 jika diperlukan.
Transfer file yang ada ke area yang sesuai.
Omong-omong hal yang sama berlaku untuk email, folder yang sama dapat diatur untuk menyimpan email masuk dan keluar. Terserah Anda untuk memutuskan apa yang akan bekerja paling baik untuk Anda. Dan tentu saja Anda harus memperhatikan prosedur khusus yang mungkin ada di organisasi Anda. Pastikan Anda menjaga semuanya tetap sederhana dan mengambil tindakan.
Lorraine Pirihi
